发起的 Atlassian 大约20年前，最初面向软件开发人员, Jira已经成为全球敏捷团队的首选项目管理解决方案. 尽管它仍然主要由开发团队使用, Jira的灵活功能几乎适用于任何组织中的任何团队.
然而, 这种灵活性带来了复杂性的风险:我听到的关于该软件最常见的抱怨之一是它过于庞大 工作流 是无法控制的. 那么，应该如何创建工作流来促进采用并保持效率呢?
我已经在多个行业和各种项目管理中使用Jira 12年了, 业务分析, 和 Jira管理员 角色. 这些Jira最佳实践将帮助您优化设置，并在组织的所有领域中最大限度地发挥其灵活性的好处.
从实现标准的Jira软件开发工作流到设计具有更复杂需求的工作流, Jira管理员可以根据其组织的任何部分调整软件的功能. 如果您需要跟踪IT之外的流程, 与典型的sprint董事会观点相比，Jira可以提供更多的东西. 以下是各部门和企业可以提高Jira使用率的一些方法:
| 组织类型 | 推荐的Jira安装 | 优势 |
|---|---|---|
| An 人力资源部门 招聘过程复杂，涉及多个系统 | 创建一个招聘板，根据新员工的类型使用工作流程, 推动人力资源人员通过各种系统来完成每个招聘. | 绘制不同的招聘路径可以让人力资源人员在第一时间正确、完整地安排新员工, 节省入职时间和日后昂贵的修正费用. |
| A 市场营销部门 它想要管理经常性的工作，比如竞选活动 | 将项目中的每个战役设置为史诗. 可重复的任务卡可以在每个战役开始时上传, 确保每一个都以类似的方式运行，并采取所有相关的过程和行动. | 可重复的任务工作流确保每个活动尽可能高效和全面地运行. 另外, Jira路线图视图可用于提供计划时间线与每个活动的实际状态的实时视图. |
| An 它的业务 对于不一定以相同方式工作的多个开发团队(可能是由于最近的收购或团队向不同的组织报告) | 对于软件开发来说，最好的Jira工作流是使用包含多个电路板和一个通用工作流的项目, 每个小组都有一个代表他们工作方式的董事会. 你可以使用Jira Scrum工作流、看板，或者混合使用. | 团队仍然可以以最适合他们的方式工作, 但是项目工作是统一跟踪和报告的. 这减少了团队仅仅为了项目或规划报告的目的而改变过程的压力. |
| 任何组织 承担定期安排的任务，如KPI报告或与外部供应商的行动 | 使用Jira自动化来创建和管理基于特定时间表的任务. 任务可以根据需要在工作流中运行，以确保流程完成. | 所有的工作都集中在一个地方，团队成员不需要依靠日历笔记或后续电子邮件来确保任务按计划进行. |
当为不同的功能使用多个工作流时, 管理人员可能会发现自己很难管理这么多的计划. 如果管理员最终为每个项目使用不同的工作流方案, 由此产生的电路板几乎无法维护. 为了避免这种情况，以一种有目的的方式构建和维护工作流. 以下是我的三条建议:
电路板上不同的列名并不一定需要不同的工作流来支持每个列名. 找到跨项目工作流、状态和转换的共性. “进行中”的步骤或状态可以覆盖IT的开发步骤, 项目管理办公室的需求收集步骤, 也是营销活动的创作步骤. 如果它们能够遵循共同的状态和工作流程，则可以减少要维护的Jira项的数量. 这样做还可以减少在特定项目中错过转换的可能性.
经常, 人们为每个有操作的团队成员创建工作流步骤, 哪一种会产生看起来像意大利面一样的工作流程，以及列太窄而无法阅读的电路板. 相反，关注任务的类型.e.是什么，而不是谁或怎么做. 那么，您如何管理一个工作流呢?这个工作流有几个本质上相似的审查和批准步骤，并且几乎同时发生，但是由不同的人执行? 使用循环函数等功能, 发布功能, 以及允许项目驻留在审批工作流步骤(也可以用于Jira开发工作流中的某些测试步骤)但仍然代表多个操作的自动化, 任务, 和检查点.
请记住，板列与状态有关, 所以15个状态需要15列, 每个都有一个状态, 或者每列有多个状态. 如果你的董事会视图真的需要15个独立的状态, 您可能需要创建一个更复杂的工作流. 如果您的板视图每列包含多个状态, 然而, 考虑简化您的工作流程以匹配列.
Jira是数据驱动的, 因此，通常使用数据(而不是工作流步骤)来表示任务的状态会更有效. 而不是将用户描述从需求到验收标准再到评审, 您可以将每个类别表示为一个状态，其中每个任务与特定字段或数据元素相关.
如果您遵循数据驱动的方法，您还可以利用 自动化 当工作完成并记录下来时，安排项目在工作流中移动, 而不是等着别人来动牌. 标准字段、自定义字段或标签等数据属性可用于此目的.
例如, 减少大型开发工作流程中的噪音, 所有三个需求状态都可以驻留在单个工作流需求步骤中. 当需求准备好接受标准时, 任务所有者添加“需要AC”的标签或检查“准备AC”的自定义字段,， Jira会自动将其分配给测试对象. 这使流程以与具有多个步骤相同的方式简化，但保持了工作流的轻量级. 如果您的工作流可以支持并发步骤，或者其顺序是灵活的，这一点尤其重要.
下面的图表详细介绍了由状态组成的高效和可管理的工作流, 转换, 以及可以应用于各种场景的分辨率.
一个精简的通用审批工作流可以用于所有类型的业务任务, 比如营销建议, 以及开发任务的各个部分, 比如需求.
一个好的开发工作流可以支持多个董事会，并且可以支持以不同方式工作的几个开发团队. 同样，它关注的是“是什么”，而不是“谁”. 这个工作流可以支持多种类型的电路板, 组织, 项目阶段, 以及业务任务. 虽然看起来很复杂, 这主要是由于转换的数量, 对于使用它来有效管理项目的团队来说，哪些是必要的.
Jira的灵活性意味着您必须在如何设置和维护工作流方面具有目的性. 您还需要确保当其他方法更合适时，您不会默认使用工作流. 一些常见的问题可以通过以下步骤来解决:
| 问题 | 下一个步骤 |
|---|---|
| 我有太多不同类型的工作流程. | 绘制出所有工作流状态的“超集”，将相似的状态分组. 创建一个通用工作流，并将每个工作流转换为新的工作流. |
| 我的工作流程很复杂. | 花些时间调查同事，了解他们是如何使用董事会和相关的董事会报告的. 很可能他们没有使用所有的工作流步骤，或者没有必要有离散的步骤. 首先创建一个复杂工作流的简化版本，并确保所有相关的报告和流程功能仍然可用. |
| 项目最终会丢失或处于错误的状态. | 如果您有许多不同的工作流和电路板，您可能会遇到这个问题. 首先，您需要查看每个电路板设置上的所有未映射状态. 更新工作流很容易，但忘记向板列添加新状态. 即使有些状态你不会在板上使用, 最好把它们放在待办事项列表中, 而不是未映射, 这样即使你做了改变，你也不会失去牌的可见性. 第二，简化工作流程，尽量减少卡闲置或丢失的发生. |
| 我需要很多工作流程，因为我们在不同的情况下做不同的事情. | 查看您的情况，并确定它们是基于问题类型还是其他一些数据. 您可能仍然有许多工作流, 但它们可以在问题类型或其他实体之间通用. 然后，简化你管理它们的方式. 例如, 您可以为任务问题类型(简单任务)维护三个工作流, 测试/批准的任务, 任务与部署)，并将其拉入各种工作流方案, 而不是按项目为任务维护18个工作流. |
许多组织可以找到利用Jira的其他机会, 但他们已经被来自IT项目的工作流程超载了. 通过实施这些建议和最佳实践, 您可以在不增加管理负担的情况下扩展Jira的使用. 如果您有在其他组织使用Jira的经验, 将其作为灵感，但不要将你的想法局限于你如何将其用于特定项目或行业. 记住要找到共同点，关注“什么”，并在可能的情况下使用数据. 这样做将确保您充分利用了Jira提供的所有灵活性. 一旦组织的所有部门都在有效地使用Jira, 讨论和实施全球关键绩效指标将更加容易, 过程改进, 以及整个企业的其他举措.
Jira是一个主要针对敏捷开发团队的项目管理解决方案, 但是它可以用于跟踪组织中跨多个业务功能和部门的项目.
Jira工作流应该由代表您的业务或部门流程的步骤组成. 随着任务或项目的进展，团队成员可以在步骤之间查看和移动卡片.
Jira工作流由三个组件组成:状态、转换和解析. 它们代表了任务或项目生命周期中的不同阶段.
世界级的文章，每周发一次.
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